【督导答疑】感觉每天很忙但又没成效怎么办？

问：我做社工已经两年，积累了一定的工作经验，已经成为机构的中层管理者。现在我除了要处理自己手头的工作，还要管理团队，解答他们的问题，工作经常被打断。此外，我还需要定期和用人单位沟通，还有其他一些机构或者社工的事情要处理。我还需要去参加学习和培训。这样一来，我就感觉很忙，每天时间不够用，但同时又感觉似乎忙得没有什么成效。

彭思敏深圳市东西方社工服务社中级督导答

从一线社工晋升为机构中层管理者，除了自己要成长，还需要带领整个团队一起发展进步、协调用人单位的关系等，工作出现手忙脚乱的情况，在所难免。我非常理解你的感受和状态，针对这类问题，我的建议是锻炼高效的工作能力。

你说工作非常多，有时正在做一件事，但其他事一来就会打断，破坏了你的计划，所以首先需要解决的就是订立目标。在平时的工作中，先设定长期计划，再将计划分解、设定期限并将计划数据化。这样做的好处就是每天的工作内容会非常清晰，每天的小目标也会更加明确。你可以先做好年度计划，列一张总清单，并在清单上进行目标切割。例如， 将年度目标切割成季度目标并列出清单，计划好每一季度要做哪些事情，再将季度目标切割成月目标， 并在每月初重新再梳理一遍，遇到有突发事件更改目标的情形就及时调整。每个周日把下周要完成的每件事列出来，每天下班前将第二天要做的事情列出来。这样就能根据目标设定详细的计划，并依照计划进行，保证工作的顺利开展。

其次，和团队成员沟通，安排“不被打搅”的时间。例如，每天安排一个小时做一些你认为重要的事情或者思考一些问题，安安静静地处理自己的事情，这个时间的工作效率会非常高。

再次，确定事情的轻重缓急，重要的事情优先处理。运用二八定律（80/20 定律），找到关键因素和问题， 取得最佳的工作成效，减少时间的浪费。从你的描述中， 可以看到作为中层管理人员每天要处理很多事情。如果自己每天所做的很多工作都是在处理临时突发的事情，那表示时间管理不理想。成熟的中层管理者，应该把更多时间花在那些最重要的、最有生产力的事情上。重要且紧急的事情毕竟是少数，每天投入时间最多的应该是那些最重要但不是最紧急的事情，但很多时候我们却将紧急但不重要的事放在了第一位，花费了大量时间。因此，时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间，要分析事情的重要和紧急程度，进行合理的时间分配。在工作中，还有一个“神奇”的现象：你给一项工作安排多长时间，工作就会在多长的时间内完成。如果某项工作安排了半天时间，那大体就会在半天内完成，如果自己严格控制，就给一个小时去处理这个问题，那效率也会相应提高， 一个小时也可能完成。所以，就从严格控制时间开始， 做好工作规划，让工作更高效。

我知道现在机构的工作非常多，大事小情都要处理， 对你来说时间和精力都会有问题，是不是可以把工作内容进行分析，哪些是你必须要做的，哪些是可以授权给适当的人去处理的？这样不仅可以让事情更好地得到处理，也能让团队的社工自我成长。

最后，除了时间分配，也要相应提高自己的工作能力。一是提升学习和尝试创新的能力。作为中层管理者，不仅要提升个人的能力，也需要提升团队的能力。要善于学习、不断学习，也要大胆尝试与创新不同的工作方式方法。工作中每一次学习的收获与进步，都会让自己变得更加自信。二是要多总结，不管工作大小，不管是成功还是失败，都要总结经验教训。养成总结的好习惯，做好个人记录或召开会议进行讨论，成功经验能让你们做得更好，失败的教训能让你们反思不足改正错误，从而更好地开展工作。三是提升自信心。工作中难免产生沮丧和挫败，我们自己也要善用优势视角，看到优势和有利条件，鼓舞团队的士气，多肯定和鼓励大家，提升团队自信心，这样处理起问题来也会事半功倍。

责任编辑：段冬蕾

文章来源：http://theory.swchina.org/exchange/2019/1028/35049.shtml