社会工作的大型户外活动开展指南

今天，我们聊聊一场大型户外活动的开展需要准备什么，人员怎么调配，突发情况的处理以及利益相关方的沟通等。既能实现计划书的目标也让服务对象觉得我们开展的活动很专业。

关于大型活动

对于社会工作而言，一般认为100人以上为大型活动。而大型户外活动具有一定的风险性，相对其他活动较难开展，既实现计划书目标又能让服务对象、利益相关方满意就更加的难一些。

个人认为：一般的大型活动要提前20天开始准备（本期案例属于此种大型活动），复杂的大型活动需要提前1个月至3个月开始准备，还有一种特殊的大型活动准备时间仅有1-5天。特殊的大型活动需要社工具备较高的能力，例如，3天时间筹备一场千人的文艺演出。

接下来我们聊聊一般的大型户外活动怎么很专业的开展。以一场社区亲子马拉松活动为例。

1.活动的目标

无论是大型活动还是小型活动一定是有目标的，活动的整个流程都是围绕着活动目标设计。

比如亲子马拉松活动，目标1：通过活动，70%的亲子可以说出对方一个优点。目标2：通过活动，亲子间亲密感得以提升。

那么，在活动的策划中，就要考虑到亲子之间的互动性，亲子马拉松最后设计了四个互动环节，

第一个环节：孩子说出爸爸/妈妈身上的一个优点；

第二个环节：爸爸/妈妈说出孩子身上的一个优点；

第三个环节：孩子对爸爸/妈妈说一句感谢的话；

第四个环节：爸爸/妈妈和孩子合影。

在这里说几点：

大型户外活动的地点一定是在写计划书之前实地考察过的，交通是不是便利、地质是不是安全、有无公共洗手间、适不适合服务对象参与、周边环境，都要详细的了解。实地考察后确定没有问题，拿着计划书去找相关负责人（如果和相关负责人熟悉打电话直接沟通）申请使用公共场地。同时争取公共场地的安保支持和医疗保障支持。

亲子马拉松活动场地是经过多次实地考察，经过部门领导同意批准使用，而且活动当天有安保人员随队，也有医务志愿者保障。

2.活动的招募

一、接下来是服务对象的招募，因为大型活动，参与人数较多，建议用灵析或者互动吧收集报名信息。编辑的表格里面信息必须要有这几项：姓名、电话、身份证号、住址、衣服尺码（如果有提供衣服）、血型、紧急联系人电话以及活动的相关信息（几月几日几点在哪开展、乘车信息、饮食健康、活动具体流程等）。

同工开展活动，安全顺利是前提条件，户外活动给服务对象买保险这是必要的（可以买一天的那种人身意外伤害保险一个人5块钱左右），购买保险不仅保护了服务对象，同时也减少利益相关方的责任风险。

如果服务对象比较喜欢参加活动，报名人数很多，就需要设定报名限额。否则报名人数太多，超出预算，活动开展也增加了很大的难度。

例子中的亲子马拉松活动，四个小时有200组家庭报名。

如果有服务对象很想参加活动又私聊你，拒绝之外还有一个办法，让他做志愿者。

二、志愿者的招募，大型活动是必须要有志愿者协助的，这不仅仅是社工+义工的模式，更重要的是建设志愿者文化。

招募志愿者后，需要对志愿者进行系统的培训，让他们知道做什么（志愿者在活动中的分工），哪些不能做（比如仪容仪表等）。

在这里说几点：

1、招募志愿者一定要留有机动志愿者，因为不能保证志愿者活动当天一定全部到场，其他突发情况是否需要志愿者协助。意思就是说：志愿者要多预留几个，以防万一。

2、活动招募容易（假设），但是保证服务对象不迟到很难，对于迟到一定要有严格的惩罚措施，活动招募中让服务对象意识到，迟到是不被允许的。比如：迟到20分钟取消参与活动资格（小活动可以用“灰色记录“来引导服务对象不要迟到，这里说的是大型活动）。

亲子马拉松活动中有一组家庭迟到，社工取消了该组家庭的活动资格。

3.物资准备

网上购买的活动物资保险起见，至少要三天前到。如果存放的物资很多，最好找个地方单独放置自己的活动物资，然后在物资上面写上：XXX活动物资，这样同工就不会错拿物资。

在这里说几点：

1、活动的物资一定要多买一点，以防万一。活动物资一旦有损坏可以有替换的，纪念奖品如果因不可抗力损坏或者卖家少发货，也不会影响发放奖品。

2、一般情况下物资在活动前二天还没有到，就需要联系卖家进行沟通，卖家和物流公司有合作，他们沟通起来要更快捷。

3、如果网上买的物资实在不能在活动前一天到，而且活动必须开展，那么需要申请经费后去实体店购买。

4、招募完参与活动的服务对象后，要立刻进行物资的购买。如果自己心中有数，计划书审批下来经费到位以后，立刻进行物资购买。

亲子马拉松活动购买了很多物资，衣服、纪念奖牌、手环等，而且衣服需要分两次发放，那么就需要物资必须提前四天之前就到。

4.工作人员的分工

人员的分工涉及两方面，一方面是社工的分工，另一方面是志愿者的分工。

一、社工的分工

根据同工自身特点来分工，活动前要开一个小会（时间紧张的话可以建立一个工作群进行沟通）。

关于安保、医疗保障要进行单独的沟通，拿着简易地图，详细部署安保以及医疗点。

如果有领导、记者等利益相关方参与，那么需要该项目负责人（不是活动负责人）或者指派特定的同工接待。

二、志愿者的分工

志愿者的分工同样重要，志愿者在参与志愿活动前，要对志愿者进行培训，活动中哪些是自己要做的（活动详细的分工），哪些是不能做的（仪容仪表等），遇到紧急情况怎么处理。

如果有一支社区志愿者团队，那么活动开展就得到了保证。亲子马拉松活动招募了30名志愿者。

在这里说几点：

志愿者的分工建议建立一个微信群，实时交流，亲子马拉松中，四个互动环节中都有志愿者，那么活动当天负责人怎么知道志愿者是不是已经到了指定位置，志愿者到了指定位置发定位到群聊里面活动负责人就可以看到。而且在群里面可以得到志愿者实时的反馈，互动环节需不需要增加志愿者，服务对象进程在哪一块，什么地方需要增加人手，有无人员受伤等，活动负责人都会很清楚，然后根据实际情况，调配人力。

非常重要非常重要，社工之间联系一定要电话或者手台，志愿者紧急情况下电话联系；活动中信息沟通最垂直的是电话或者手台，切记勿用微信/QQ等社交软件沟通需要紧急处理的事情。

5.物资的发放（有的活动不需要这一步）

亲子马拉松是提供衣服的，但是为了保证参与者不会领了衣服后不参加活动，我们收取了押金（活动结束后全额退还）。而且在领衣服前要阅读风险协议书并签字。

领衣服过程中，为了减少社工的人力，社工邀请了10名志愿者帮忙协助。

在这里说几点：

1、关于押金，如果领取物资是在活动前一天，那么最好的办法是：转账，因为第二天就可以自动退回去，避免了核对信息的麻烦。

2、户外活动是一定要让服务对象签写风险协议书的。

6.活动前准备

一、物资检查

检查所有物资是否齐全、移动音箱是否有电，话筒是否有备用电池、横幅、意见反馈表、签字笔、胶带、纪念奖品、工服等。

二、人员

通知参与本次活动的工作人员及志愿者集合时间、地点，至少要在活动开始前2个小时集合。

三、再次通知

通知参与活动的服务对象活动时间地点，以及天气等情况。

7.活动的开展

一、人员现场分工

活动负责人，根据之前做好的分工，进行实地分工，一般情况下，理论分工和实地分工有所不同，活动负责人要根据实际情况，安排、调动人力。

比如，亲子马拉松活动前服务对象凭借互动关卡领取矿泉水，之前有三个志愿者负责矿泉水的发放，但是后来人越来越多，志愿者有些应付不来，那么这个时候就可以把颁发证书和奖牌的志愿者安排发放矿泉水中来，这样就保证了活动的有序开展。

在这里说几点：

如果集合地点比较偏僻，需要有志愿者做道路指引。如果活动集合处有危险地段，需要加派志愿者引导服务对象远离危险地段，保证服务对象的安全。

二、活动开展前的介绍

介绍本次活动的主办方、承办方、协办方，鸣谢谁（如果有赞助），介绍本次活动的性质、意义以及注意事项等，倡导环保、文明。

三、活动中的机动安排

当活动已经开始进行的时候，活动的负责人，最重要的就是了解各部门实际工作情况，然后根据反馈的信息进行人力调整（反馈信息可以电话、手台，志愿者微信群中获得）。

比如：亲子马拉松活动中，第一个互动环节结束后，这批志愿者会安排到到第二个到第四个互动环节中帮忙。

活动中如果遇到服务对象受伤，最近的志愿者立刻告知活动负责人在哪个位置有伤员，伤势情况如何。

如果情况紧急，最近的志愿者立刻电话联系到医疗志愿者，要求最快时间赶到。（亲子马拉松活动中也安排了随队志愿者，这里就有针对志愿者的培训，什么情况找活动负责人，什么情况必须马上找医疗志愿者；如果活动负责人精力有限，可以在活动前把突发情况处理交给一个有经验的同工来负责）。

四、活动接近尾声的安排

当活动接近尾声，收集好服务对象的意见反馈表，活动基本结束。

活动负责人再次提醒之前接待领导、记者等利益相关方的同工，处理好后续工作。

活动负责人要表示对同工及志愿者的感谢和肯定。并简单的开一个总结会，同工和志愿者分别发言，说出活动的优点和不足（先说优点再说缺点，适合个案、小组、活动）。

8.活动后期

活动后期的工作：新闻稿的发布、活动的总结、义工时长的录入、资料的归档等。

资料的归档后面会详细介绍，归档的时候最好以评估的要求做，这样评估的时候，别人在加班加点，你却可以出去约会了，如果你对哪个同工有点好感，想发展发展，这个时候你就有机会了[机智]。

9.活动的自我反思和评估

一场活动的结束，也是另一场活动的开始。如果对自己要求严格，那么就要花时间好好总结一下，并对活动进行评估以及研发。评估的方法很多，目标是否达成，同工的反馈，志愿者的反馈以及服务对象的反馈等。关于研发，也是对服务对象的负责，怎么样更好的以社区需求为导向为服务对象提供服务（还有一种导向是资产社区发展模式为导向）。

结束语

怎么样开一场专业的户外大型活动就聊到这里了，按着以上做法去做，基本可以保证活动可顺利开展。但是具体的细节需要同工根据自己的实际情况做调整。

后面，我们将介绍复杂的大型活动的开展以及特殊的大型活动的开展。

责任编辑：段冬蕾

文章来源：http://practice.swchina.org/manual/2017/1204/30399.shtml