政府购买背景下 社工机构如何规范化开展投标

邹才学 佛山市顺德区陈村镇宏德社会工作服务中心副总干事

一、社工机构投标工作中存在的困难和不足

2013年国务院办公厅印发了《关于政府向社会力量购买服务的指导意见》，在购买机制方面明确指出：“各地要按照公开、公平、公正原则，建立健全政府向社会力量购买服务机制......购买工作应按照政府采购法的有关规定，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价等方式确定承接主体”。有研究表明，1996年上海浦东新区以“协商委托”的方式将罗山市民休闲中心交由上海基督教青年会管理，开创了政府向社会组织购买服务的先例，但实际上，以“公开招标”形式确定政府社会服务项目承接的主体，也就是这几年的事情。以深圳社工为例：2007年至2008年，政府购买的3批次496个社工岗位，采取的是“意向性谈判”方式确定承接主体，直至2009年社工服务纳入政府采购范围，深圳才开始采取招标的方式进行购买。

2013年11月南方日报发表了题为“复印件忘盖章作废，社工组织大呼太丢人”的报道：在惠州开展的社工项目招标中，3家较为资深的社工机构，由于忘记在营业执照复印件等重要资料上盖章，导致废标。2015年10月，广西壮族自治区民政厅首次面向全省进行社工项目公开招标，招标总额1000万元共计6大项目33各分标，其中12个分标因为“投标人不足3家”和“实际性响应投标人不足3家”，导致“采购失败”和“废标”，采购失败和废标率达36.4%，成交总额仅为691.88万元。从报道和数据不难看出：即便一些资深的社工机构，废标、丢标的现象还是时有发生，面对投标这样一个全新的课题，内陆地区才刚起步的社工机构，还有很长的要走，主要存在的困难和不足包括：

（一）投标知识缺乏

即便是政府购买较早、力度较大的珠三角地区，也很少看到政府和协会开展招投标方面的专项培训，很多社工机构的投标知识是从不断的自我学习和实践探索中总结出来的。而在内陆地区，不少社工机构甚至还没有招投标的概念，对《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国招标投标法》等与社会服务购买息息相关的法律法规知之甚少，更搞不懂投标流程、文件编制、需求响应、正负偏离等投标工作的环节和技巧。

（二）投标人才短缺

一个优秀的投标团队，既要熟悉政府采购法律法规及地方社工发展政策文件，又要精通招投标流程，还要具备一定的专业文书功底，更要具备社会服务项目策划的能力。在社工人才普遍短缺的情况下，机构要组建一个专业的投标团队并不是一件容易的事情，一些新成立的机构只能将招标工作委派给没有经验的社工未毕业的实习生，或者高价聘请机构外的人帮忙撰写投标书。

（三）投标文件质量不高

投标文件也称投标书，是社工机构与评标专家之间沟通的桥梁，是事关机构能否中标的关键。在编制投标文件的过程中，社工机构容易出现遗漏、缺失、偏离等失误或响应不完全，影响投标文件质量甚至导致废标。常见的投标文件问题包括：

1、签名盖章有遗漏：投标文件需要签名盖章的地方繁多，稍不小心就会出现遗漏；2、投标须知未看清：未充分解读、理解投标须知；3、实质要求有遗漏：只要某一条实质性要求出现遗漏未完全响应，都会导致废标；4、重要条款负偏离：投标书对招标文件的商业和技术条款尤其是带“★”符号的条款出现负偏离，或者“商务/技术需求响应表”填写不规范，被评标专家认定为负偏离导致废标；5、投标报价不合理：如写错投标金额，人员、督导、服务、行政、税费等支出分配不合理，对劳动关系法律风险缺乏预估，为中标恶意压价等；6、违规违法：在投标文件中出现违规违法的失误，如服务方案设计违背专业价值伦理或行业规范、雇佣人员违反劳动法、经费预算违背当地社工经费使用要求等；7、服务方案专业含量低：没有安排专人进行现场踏勘或服务需求调研，基于过往服务经验凭空撰写，缺乏足够的数据支撑，目标空洞、方案简单、可操作性低，难以获得专家认可；8、支持性资料缺失：如在投标人情况介绍部分，自评机构项目经验丰富、团队专业、机构管理完善，但又不提供项目合同、劳动合同、人员资质、专业研究成果等资料支持论证；9、不诚实，如提供虚假的人员、财务、社保等信息；10、文件编制凌乱：字体间距不一、页码有误、图片模糊、目录凌乱等，让评标专家感觉很不舒服，不能迅速便捷的找到相对应的评分信息点。

（四）投标行为不规范，忙中出错

投标是一项系统、严谨的工作，一些不规范的行为，会延滞社工机构的投标工作，甚至导致废标。社工机构常见不规范行为包括：1、没有制定投标工作计划，仓促着手准备投标文件，未对投标工作目标、进程、分工、沟通等进行规划，导致工作的遗漏、进度拖沓、责任不清；2、未按要求购买招标文件，目前很多招标文件都可以网上下载，一些社工机构在网上下载后，没有完成要求的邮购或现场购买程序，或工作拖沓延误购买，从而失去投标资格；3、未按规定进行投标确认，有些招标代理机构将购买招标文件同等视为投标确认，有些招标代理机构则须投标人在规定时间内发函确认，如未看清则容易遗漏；4、未预留足够时间或由于银行系统问题导致投标保证金到账不及时；5、投标文件在移动时发生破损未及时补封；6、没有预留足够时间或路上出现意外状况，开标迟到；7、提供错误的联系方式或手机不开机，不能及时回应专家提出的质疑；8、开标时法人或被授权人未带齐证件资料以备查验，如身份证、民办非企业登记证书、投标保证金凭证原件等。

二、投标流程详解及注意事项

投标是与招标相对应的概念，它是指投标人应招标人特定或不特定的邀请，按照招标文件规定的要求，在规定的时间和地点主动向招标人递交投标文件并以中标为目的的行为。在政府大力推动社会服务购买的背景下，通过参与招标竞投社会服务项目获取政府资助，是社工机构谋求生存和发展、践行价值使命的重要手段。因此，社工机构要进一步规范投标行为、提升投标文件的质量，才能提高中标的几率。笔者结合自身7年社工投标经验，将投标工作流程及注意事项梳理，希望能为从未或很少参与政府招标的社工机构提供参考。

流程一：建立招标信息日常观测机制

机构委派同工2-5人，定期查阅政府采购中心、招标代理机构网站，在获取招标信息后，及时提交机构投标团队讨论研究，重大招标项目还须经过机构理事会讨论决议，是否参与投标。

流程二：及时购买招标文件，确认投标资格

1、在决定参与投标后，第一时间按要求带齐资质材料购买招标文件；

2、检视机构是否具备投标资格，一般而言，社工服务项目招标只须满足“符合《中国人民共和国政府采购法》第二十二条规定、独立的法人资格、在民政部门登记并具有从事本项目的经营范围和能力”即可，但在一些招标中，“投标确认函”、“投标保证金”、“招标文件购买凭证”、“无犯罪记录证明”等，也是影响机构是否具备投标资格的因素，不得有任何遗漏；

3、提交投标确认函，确认投标（如招标文件要求）。

流程三：解读招标文件，制定投标工作计划

1、解读招标文件，是投标工作的基础。在获取招标文件后，不要急于着手撰写标书，应反复、认真、仔细的阅读招标文件，将人员配置、服务要求、项目管理、服务评估等实际性要求以及废标条款等重要信息，进行梳理和标记，避免在编制投标文件时出现遗漏、负偏离、未响应等情况导致废标；

2、制定投标工作计划，一是列明投标流程的时间节点，仔细梳理每个节点要完成的工作和准备的资料；二是责任到人、各司其职，建立定期碰头讨论的机制，及时解决投标过程中存在的困难和问题；三是合理安排投标工作的时间，预留充分的时间对投标文件进行调整、修改和完善，有条不紊的开展各项工作。

流程四：以评标标准为导向，编制投标文件

投标文件的编制，应以招标文件中的“评分标准”为导向，将社工机构在人员、经验、服务、专业研究等方面的综合优势最大化的体现出来，尽可能争取更高的分数。在编制投标文件时，可参考以下做法和经验：

1、版面简洁美观，封面、字体、间距、页码、排版等简洁有序，图片过多建议采用彩色打印，让评标专家在审阅时感到赏心悦目便于索引，增加印象分；

2、无废标漏洞和风险，一是针对招标文件中的“实际要求”、“招标须知”、“不可偏离”等重要事项，做到全面、逐条响应；二是不要随意更改和调整招标文件提供的编制格式，尤其是资格性、符合性资格审查的表格，按照招标文件的要求，准确填写清楚，语句不能模糊，以免造成表达上的误解；

3、签名盖章有讲究，尤其是正本，签名盖章是绝对不容有失的，为避免出错，可按照以下方法：一是要求签名盖章的地方一定要签名盖章；二是有机构独立名称的地方，盖章；三是证书类（如民办非企业登记证书、组织机构代码证、职业资格证等）、合同协议类（如同类项目业绩合同、劳动合同、督导协议、与相关单位的合作协议等）、评价类（如项目评估报告、财务报告、用人单位出具的服务评价意见、服务对象反馈等），全部盖章；四是手写修改过的地方，签名盖章；五是一些地方存在疑虑不知道盖还是不盖章，那就果断盖章；六是正本签名盖章无误后，直接复制为副本，减少盖章的工作。

4、突出重点强化亮点：最大可能的将机构的优势和经验，结合所投项目的要求，重点的、井井有条的体现出来；在项目方案设计、团队管理、人员配置等方面突出特色和创新，给到专家耳目一新的感觉；

5、服务方案有内涵：一是立足社情和采购需求，有数据作为支撑，而非闭门造车；二是体现自信和经验，适当将过往服务经验和成效，以图片、示例等形式体现在方案里，让专家相信机构有能力将项目运营好；三是融入社会创新元素，展示机构在项目管理、项目研发、成效评估等方面的探索和创新精神；四是产出指标要合理，根据采购方要求和项目资源（人财物）等情况，合理预估产出指标，不要为迎合采购方而随意增大产出指标，做出机构也难以完成的承诺；

6、投标报价要合理：一要根据当地政府的社工服务项目经费使用的规定，合理分配督导成本、人员支出、服务经费、税费、管理成本等；二是要符合法律法规和市场规律，尤其是人员薪酬、五险一金、机构税比、管理成本等，不能违反劳动法、税法、社会保险条例等；三是在经费预算时，应考虑劳动关系、拨款滞后、项目终止等可能存在的风险；四是清晰准确报价，不恶意压低价格以求中标；

7、人员配置最优化：首先，根据招标项目的目标、任务和服务的领域，提供相应的人员及资质证明材料；其次，投标文件是具有法律效应的文件，体现投标人对招标人各项要求的响应和承诺，因此，不要为谋求中标而做出“超编配置人员”、“高出资质”的人员配置承诺，为机构运营管理带来风险；最后，可适当增加成本较低的“实习生岗位”，体现机构可持续发展的专业人才培养、储备规划；

8、管理制度要活用：在编制投标文件时，避免为增加投标文件厚度随意将机构所有管理制度放置在投标文件里面的做法。应根据所投项目的特点和需要，有机、灵活的将管理制度融入投标文件里，并透过成功的管理案例验证这些制度对所投项目在服务开展、督导支援、团队培训、财务控制等方面的作用，将制度活用起来。

9、项目建议有诚意：很多社工项目的招标，政府喜欢设置“对本项目的运营管理的建议”的内容，收集各投标机构对项目专业建议。社工机构应本着助力政府运营好、管理社会服务项目、推动社会工作事业发展的开放心态，积极的献言献策。

10、投标文件有厚重感：厚重感一方面来源于投标文件整体的质量，如标函的规范性、机构综合实力、技术方案的专业水准等，另一方面则来源于投标文件的厚度，相比较而言，一份更为厚实的投标文件，肯定能让专家感觉到这家机构更有综合实力、更用心编制投标文件。

流程五：递交投标文件

为避免意外发生，以提早半小时到达开标现场为宜；带上机构公章、营业执照原件、授权委托书、被授权人身份证等资料，最好多带几个空白的密封条，如发现标书破损可及时补封，做到万无一失；开标会议结束后，如不需要答标，可离开招标会场，但须保证通讯的畅通，以便及时回应评标专家的质询；

如是网络提交电子投标文件（深圳在2010年已开始使用），应提前检查机构电子密匙、电脑软件、网络设置等，提前1天上传投标文件，以免因技术故障延误投标。

流程六：领取中保通知书、缴纳中标服务费和履约保证金。

流程七：签订购买合同，明确双方权利和义务。对于合同条款，要仔细阅读和核查，尤其是合同金额、人员配置、量化指标、评估细则、违约责任等条款存在不合理时，应及时提出。

流程八：资料存档，履行合同。

三、对社工机构投标工作的几点建议

（一）组织开展招投标专项培训

尤其在政府采购刚刚起步的内陆地区，应有针对性的举办招投标专项培训班，整合投标专家、招标代理公司、资深社工机构等资源，通过理论讲解、案例分析、实操演练、经验分享等多种形式，引导社工机构规范投标行为，提高竞标能力。

（二）建立招投标工作知识库

机构应足够重视收集和整理有关政府采购和招标的法律、法规和政策性文件，如《中华人民共和国政府采购法.2002年》，《中国人民共和国招标投标法.1998年》，《政府采购货物和服务招标投标管理办法.2004年》，《政府购买服务管理办法.2015年》，《政府购买社会工作服务的指导意见.2012年》，《关于政府向社会力量购买服务的指导意见.2013年》，其他地方政策和办法如《政府向社会组织购买服务暂行办法.广东省民政厅2012年5月》、《山东政府向社会力量购买服务办法.山东省财政厅2014年》等，逐步建立招投标知识库。

（三）组建专业的投标团队

人才是社工机构持续发展、服务拓展重要支撑，机构应根据自身发展的实际需要，储备、培育和发展专业的人才队伍。在组建投标团队上，一方面从机构内部，挑选较为资深的财务、行政、专业人员作为投标团队的核心，通过自主学习和外派培训等形式，加以培养和训练；一方面借助外部的资源，如督导、顾问，利用他们的专业经验为机构投标提供专业判断和建议。

（四）结合结构使命、愿景和理念，理性投标、合理发展

随着政府对社会服务购买力度逐步加大，社工机构生存和发展的空间将越来越宽广，社工机构要避免因盲目投标、过度扩张将机构引入发展困局，应在机构使命、愿景的指导下，依据机构的业务范围、发展规划、管理水平、人员储备等情况，做出理性的投标判断和选择。

（五）提前服务和投入，杜绝等、靠、要的思想

一些机构在成立之后，抱着“等、靠、要”的思想，坐等政府哪天会分给一块喜人的蛋糕。因为没有任何的资金、人员、服务的投入，当有政府招标时，这些机构无法提供劳动合同、社保证明、同类项目业绩等资料，一次次的错失投标资格和发展机会，长久以往就成为了“僵尸机构”。因此，建议在筹办机构时，创始人应对机构发展进行合理的布局和规划，并能进行适当的投入，储备专业的人才、加强机构的建设，积极整合可利用的资源切实开展实实在在的社会服务，才有可能获得政府的认可，为参与政府招标积累经验。

（六）逐步建立多元化的资金来源渠道

经费来源单一、过度依赖政府购买，是大部分社工机构的生存现状，也是社工机构必须破解的发展难题。社工机构应抓住政府购买的契机，不断提升机构管理和服务水平，探索服务服务、社会企业、慈善募捐、联动企业等融资模式，进一步提升机构可持续发展的空间。

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责任编辑：姜妍

文章来源：http://trade.swchina.org/build/2015/1204/24633.shtml