如何监察活动筹备工作进度

作者：余秋，社会工作师，从事社工6年，就职于广州粤穗社会工作事务所

作为一名社工，开个小组，筹备个活动是日常工作必要的组成部分，而且应该是非常重要的一部分。我身边的同事时常出现这样的情况。明天或后天要开展活动了，发现某项工作漏掉了或进展滞后，如活动参加者招募不足，活动讲师临时变更，亦或是场地变化，原来的场地不能使用。那么，如何避免这些情况发生，及时监察筹备工作的进度？

回答这个问题首先需明确活动的程序或者流程。不必多言，稍有实务经验的社工都清楚，不管小组还是活动的程序都和个案的通程模式是基本一致的。包括接案-预估-计划-介入-评估-结案六个步骤。一般情况下，设计一个活动至少包括以下七个基本步骤：界定问题，成立工作组，评估需要，设定目标，制定方案，执行计划，评估与总结。事实上，活动筹备阶段应包含上述前五个步骤，从活动时间安排来说，包括活动开展前的所有准备工作。从活动筹备到活动实施，往往筹备工作的事项和分工比活动当日更为琐碎和繁杂，这就要求社工要有合理的分工和时间计划。让有关工作人员对分工、负责人、开始和完成时间等筹备事项一目了然。下面介绍顺序的方式、逆序的方式和时间计划分工表供大家学习参考，以便日后能更好地监察筹备工作进展。

顺序的方式是指按照活动开始的顺序思考问题。要求计划者这样思考问题：要开展这个活动，首先要准备什么？接着要做什么？如此类推。例如要举办一次讲座活动，计划者可能想到，首先邀请主讲人，接下来确定场地，第三步是宣传招募等。

逆序的方式就是按照活动开展相反的顺序思考问题。此方式要求计划者这样思考问题：要完成这个活动，事先要做什么？在之前要做什么？依此类推。同样要举办一次讲座，计划者倒数要做的工作，假如宣传招募是最后一项，那么再前一步做完成什么，可能是制作海报，再往前一步呢？可能是确定场地，再往前一步，可能是邀请主讲人等。这就是逆序的计划方式。

一般来讲，新进社工或经验不足的社工更容易掌握顺序的方法筹备活动，而具有足够经验的社工则能较容易列出各阶段需要筹备的工作。社工的实务工作中，顺序和逆序的方式均能派上用场。根据我的经验，活动筹备的开始阶段通常运用顺序的方式；而到了活动最后的筹备环节，逆序的方式则更有效。此时，时间计划及分工表不失为一个有效的工具，计划者首先按照顺序或逆序的方式列出所有的筹备事项及分工，同时安排负责人及时间期限并在图上用黑色的横线注明。计划者还可以在筹备工作完成后，用绿色的横线记录实际的完成时间，这不仅有助于检讨时间偏差的原因，对日后策划类似的活动亦有很大帮助。（时间的横线可以使用任何你喜欢的颜色，利于区别计划和实际的时间即可，详情请参考表一）

不管采用什么方法筹备活动，目的都是全面地构思，避免出现遗漏，而时间计划及分工表有助于社工不断地监察筹备工作的进度，并在需要时及时作出调整。

责任编辑：姜妍

文章来源：http://practice.swchina.org/manual/2014/1027/18634.shtml