北斗星卓丽媚：从社工 “物管”说制度建设

 

制度是社工机构正常运转的规范指引，必不可少，一套好的制度既能提高工作效率，又能规范秩序行为。社工机构的管理包括“人、财、物”，物资管理一方面在数量意义上讲直接关系着机构的成本支出，特别是对于从事社会服务的社工机构而言，对物资成本的控制既是外界的一项要求，也是机构节流建设的重要内容；另一方面物资管理得当可以减少人力管理成本，提高行政管理效率。社工机构承接的服务项目多种多样，有研究培训型项目、有家庭综合服务型项目、有专项型项目、也有枢纽型社会组织建设型项目。不同的类型的项目在物资管理制度建立和执行上可能会略有差异，但总结起来，主要是关注物资本身、管理执行和对象使用效能上。本文将以枢纽平台建设型项目（注1）为例，以物资管理制度作为切入点讨论制度的制定和施行等。

一、制度的制定、实施、更新

在社工机构中，我们可以把物资管理制度的制定、执行和完善通过过程视角进行分析以提高有效性。所谓过程视角，是指在达成目标的不同阶段中，分析不同阶段的影响目标达成的因素，通过正向促进这些因素达到目标实现的方法。对于枢纽型平台建设项目而言，由于涉及到不同的机构需要共同使用公共物资，因此物资管理制度要考虑到对象权利公平性、对象参与程度及沟通交流机制影响物资管理的有效性。过程视角在物资管理的层面上而言，指制度在一定的背景下建立，这个背景包括参与者的变化等动态因素，参与者的认同及遵守程度等是制度施行有效性高低的重要因素，因此要把行为和制度联系起来，适时调整，在此过程中建构起有利于项目整体良好运行的物资管理制度。我们可以把物资管理制度分解成三个部分：制度的内容设计、制度的有效施行以及制度的后续更新。

（一）制度的内容设计

枢纽型平台建设项目中，在众多社会组织入驻后，后勤上一定需要统一管理，制度内容设计若是妥当，将是规范运行的良好开端。对于共同使用的公共物资管理而言，主要包括以下几项：公共物资出入库管理制度、公共物资借用制度、公共物资维护管理制度、公共物资规范使用指引。

1、公共物资出入库管理。重点内容包括公共物资的登记编号和公共物资领取明细登记，登记编号和领取明细登记有利于跟踪物资在各个社会组织中的使用情况和折旧情况。

2、公共物资借用制度。重点是清晰填写借用登记表（说明日期、数量、借用目的等）及明确使用权利和责任，一方面有利于管理方把控和充分发挥好服务功能，另一方面明确权利责任有利于强化借用方的责任意识。

3、公共物资维护管理制度。重点强调对公共物资使用、保养、维护的责任意识，对损坏物资的赔偿机制。

4、公共物资使用指引。在公共物资维护管理制度上延伸出来，包括清晰说明可使用时间、正确使用方法等，否则容易由于操作不当缩短物资使用寿命或发生安全事故。

 

（二）制度的有效施行

制度要得到有效施行主要取决于制度信息对称性、对象使用效能性和专人管理。

制度信息对称性。指的是在制度实施的前期，必须通过各种手段让制度的目标对象对此有清楚的了解，如制定了一套公共物资的借用制度，通过正式会议召集进驻的社会组织共同讨论通过，借用双方对借用权利义务清楚了解，同时通过中心媒介发布出去或印成单张册子，在借用表格上简单写明使用责任等。

对象使用效能性。主要是指相关制度试行时间内通过正式或非正式沟通，每隔一段合适的时间搜集使用者的意见，比如借用过程是否方便、使用指引等是否清晰以作修改，使制度的操作更符合使用者的需求。

专人管理。以物资管理为例，由专人解答物资使用相关问题、负责归还手续和验收。有专人跟进将可以充分了解到物资的使用频率、使用价值、投入成本等，亦可以提升管理效率，核算总体投入成本，对项目的经费花费更清楚明了。

（三）制度的后续更新

所谓完善的制度是在一定时空下存在的概念，一旦有不合时宜的因素存在，制度完善的需求就体现出来了。一般而言，制度需持续更新的原因有以下：第一、制度内容的原因。以物资管理为例，如“损坏者要赔偿一定数额”，这里面具体内容模糊抽象，假设发生这样的情况，容易造成责任承担的不确定性，应该要具体列明损坏程度及折算赔偿数额等。第二、制度外部的原因。简单举例：某项制度规定公共电脑可以供居民无偿使用，初衷是提供电脑给居民查询资料用，后来出现电脑供不应求、某位居民把中心当网吧的情况，就要补充制度内容，规定每人每天使用时数并形成相关制度贴出告示，规范电脑使用。

二、后记

制度过程建构是一个复杂的过程，制度施行的有效性不仅仅要关注对象的遵守程度，还应从一个过程出发考虑，从制定、执行到完善各个环节落实，即制定过程是否关注对称性、执行过程是否关注效能性、完善过程是否关注动态因素等。管理和服务性质并行的社工机构，应该要建构起支撑起发展的制度管理框架。

（作者：顺德区北斗星社会工作服务中心  卓丽媚） 

注1：枢纽平台建设型项目的物资管理。在枢纽平台上，有众多的社会组织入驻一栋大楼，则需要对入驻的社会组织进行统一管理，物资和公共空间等都在其中。

责任编辑：

文章来源：http://theory.swchina.org/research/2014/0630/15389.shtml