北斗星社工卓丽媚：社工行政—从文本规范开始

 

社工中国网消息：社工行政与一线社工一样，都是社工机构正常运转必不可少的一环。一般而言，社工行政分为两类，一类是社工政策制定者，他们积极奔走在社会各界，参与社会工作的政策方针制定上；另一类则是基层行政社工，他们负责统筹、协调系统内的组织联络、物资管理、团队成员心理支持等，本文所说的社工行政属于后者。社工行政负责范围内的组织联络，而组织联络很多时候依赖文本来往，故对于社工行政而言，对外，做好文本相当于为所在的组织做好一张名片；对内，做好文本有利于提高内部管理效率。

一、文本规范的意义和重要性

在这个信息化的时代，电子文本成为机构间必不可少的沟通载体。从宏观意义上讲，电子文本的规范有利于增加信息传播的有效性，提高可读性；从微观意义上讲，电子文本的规范也有利于传播机构的形象和风格。因此，规范机构的文本格式在提高接受程度和印象管理的层面上具有重要的意义，所谓见微知著，我们必须要注重细节，从细节做起。在社工机构层面而言，社工机构大多上对接购买方，下对接服务对象，对上很多工作落实与汇报需要依靠文本作为档案和依据，财务报表与合同协议等关乎机构发展，对下面向居民的活动文本设计质量关乎社工机构的获吸引度和可持续性。文本规范小到标点符号，大到措辞引据，本文先由简单的规范开始说起。

二、文本规范的内涵

不管是哪种类型的文本，要做到规范和增加潜在的文本价值，必须要注意一些共同的维度。一般而言，页眉页脚页码的地方可以加上一些标志性的图标，如页眉加上机构的标志，机构的徽章图，机构的口号图等，同时在页眉下端划一横线；页脚处可以选择性输入机构全称，电话等。这样一方面可以向外传播社工机构的相关信息，另外一方面也免去一般文本的单调。对于社工机构而言，社工机构以人为本，致力于营造助人自助的社会氛围，倡导的是以意识带动行动。因此在文本上关注细节，能在一定程度上传播理念。页边距也有讲究，一般而言，方便打印时页边距一般设为上下左右25mm，但一些规范性的文件如政府公文一般设为上37mm，下35mm，左28mm，右26mm。为了提高使用双方的效用，一般在设置文本时应充分考虑，下面就工作中常用的几种文本为例说明：

 

（一）表格类文本

1、表格类的文本大部分目的都是在于方便后续统计，或是对信息的分门别类，或是作为凭证使用。因此，单向的表格类文本规范就要注重统计实用性和清晰性，按照目的选择性列出信息，如考勤表涉及的部门，人员，上下班时间，还要加上备注栏以说明出访或请假等情况。而双向性的文本还要注重填表者的便捷，以社工办公室的物资场地借用登记表为例，借用物资和场地由原来的借用方填写具体改为后来用选项加补充代替，可以简化手续的同时保证质量。

（二）文书类文本

文书类的文本一般是用于传递具体信息所用，这时候除了要考虑上述一般文本所需要规范的基本点外，还有其他地方需要注意。其一，文字的行距、大小、段落等应注意设置，这便于提高文书的美观度，一般而言，行距设为1.5倍，正文一般采用宋体四号字，首行缩进2字符；其二，应该在撰写的过程中注意对意思进行分层，以标题序号分开，此外要注意序号的使用，一般而言序号的结构层次应为一、（一）、1、（1）、①，分项说明有利于提高可读性；其三，鉴于阅读文书的对象不同，有时我们可以采用插入程序流程图来辅助表达文字意思。

（三）告示类文本

告示类文本一般是用于对外通知，有别于文书类是因为告示类文本一般比较简洁。因此，告示类文本应该是突出告示单位，告示内容的概述，告示时间及联系方式等其中几项或全部，如外出告示或放假公告等要清楚表述出示的单位名称，前因后果的简述及留下联系方式，提高文本的目的性。

三、结语

上述几种文本只是冰山一角，社工机构所涉及的还有各种各样的文本，而这些文本作为信息传递的载体，如何能够在细节上提高文本信息的有效传达和宣传效应值得探索。实践出真知，我们必须要在实践中不断总结从而提高认识和效率，尤其对于社工行政而言，社工行政对文本的使用频率相对其他职位频繁，面向的对象也更多样化，掌握各种受众的阅读习惯来规范文本事半功倍。

（文/顺德区北斗星社会工作服务中心 卓丽媚）

责任编辑：姜妍

文章来源：http://practice.swchina.org/view/2014/0513/13946.shtml